ขั้นตอนการสมัครงาน

ปกติการสมัครงานจะมีกระบวนการ-ขั้นตอน ดังนี้

1.การเตรียมตัวก่อนการสมัครงาน
2.การกรอกใบสมัคร
3.การเขียนประวัติย่อ (RESUME)
4.การเขียนจดหมายสมัคร
. การสอบข้อเขียน หรือการทดสอบความสามารถ
6.การสัมภาษณ์
7.การติดตามผล

1. การเตรียมตัวก่อนการสมัครงาน
ได้แก่ การเตรียมตัว เตรียมใจ เตรียมบุคลิกท่าทาง ตลอดจนเตรียมหลักฐานเอกสารต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ ในการสมัครงานไว้ให้พร้อม เช่นบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน ใบรับรองผลการศึกษา ประกาศนียบัตร ปริญญาบัตร ประวัติย่อ ซึ่งหลักฐานเหล่านี้ ควรมีการ ถ่ายเอกสาร เตรียมไว้เป็นชุด ๆ หลาย ๆ ชุด เพื่อพร้อมที่จะใช้ได้ทันที
รูปถ่ายขนาด 2 นิ้ว เขียนชื่อ-นามสกุล หลังรูป จดหมายรับรองการฝึกงาน (ถ้าเคยฝึกงาน)
หนังสือรับรองการทำกิจกรรมนิสิต ใบยกเว้นการรับราชการทหารเครื่องใช้ในการกรอกใบสมัคร ปากกา (ดำหรือน้ำเงิน) ยางลบ ไม้บรรทัดชื่อที่อยู่ของผู้ที่เราจะอ้างอิงถึง (ขออนุญาตเสียก่อน) เสื้อผ้าชุดที่เรียบร้อยที่สุดหรือชุดที่ทำให้เรามั่นใจมากที่สุด ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท-หน่วยงานที่เราต้องการสมัคร รวมทั้งลักษณะงานในตำแหน่งที่สมัคร

2. การกรอกใบสมัคร
ใบสมัครนับเป็นเครื่องมือลำดับแรกในการคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงาน เพราะส่วนใหญ่ใช้วิธีการคัดเลือกผู้สมัครเข้ารับการสัมภาษณ์ โดยพิจารณาจากรายละเอียดในใบสมัคร เช่น กิจกรรมที่เคยทำขณะศึกษาอยู่ลักษณะของงานและความรับผิดชอบที่มีอยู่ นอกจากนี้ ผู้สัมภาษณ์ยังใช้ศึกษาเพื่อทำความคุ้นเคยกับผู้สมัครและจะเตรียมการซักถามเพิ่มเติมถึงรายละเอียดในบางหัวข้อ ขณะทำการสัมภาษณ์ ดังนั้น ผู้สมัครจึงควรทำความเข้าใจกับใบสมัครก่อนที่จะกรอกเพื่อจะได้กรอกได้อย่างถูกต้องเรียบร้อยและดึงดูดความสนใจ ของผู้พิจารณาใบสมัคร

3. การเขียนประวัติย่อ (RESUME)
คำว่า "Resume" นี้ มาจากภาษาฝรั่งเศส ว่า resume ซึ่งก็มีความหมายว่า Summary แปลเป็นไทยว่า สรุป หรือ ย่อ ฉะนั้นเวลาเขียนจะใช้สะกดแบบฝรั่งเศส หรือแบบอังกฤษก็ได้ด้วยกันทั้งสองแบบ

ปัจจุบันนี้ Resume นับว่ามีความสำคัญเท่า ๆ กับจดหมายสมัครงาน (Application Letter) ก็แทบจะว่าได้ จะเห็นได้จาก ข้อความที่ลงโฆษณางานตามหนังสือพิมพ์ หรือนิตยสารต่าง ๆ โดยฝ่ายนายจ้างจะบอกให้ผู้สมัครส่ง Resume แนบไปพร้อม กับจดหมายสมัครงานด้วย ดังจะดูได้จากข้อความที่ลงโฆษณา ซึ่งจะระบุโดยละเอียดว่าผู้สมัครต้องแนบเอกสารอะไร ไปพร้อมกับจดหมายนี้บ้าง เช่น

1.Please submit application letter stating expected salary, resume and a recent photo to ... (โปรดยื่นจดหมายสมัครงานพร้อมทั้งแจ้งเงินเดือนที่ต้องการ พร้อมทั้งแนบประวัติย่อและรูปถ่ายปัจจุบันหนึ่งรูปไปที่ ....)
2.Please send handwritten application, resume, transcript and a recent photo to ... (โปรดส่งจดหมายสมัครงานเขียนด้วยลายมือแนบประวัติย่อ ผลการศึกษาและรูปถ่ายปัจจุบันไปยัง....)
รายละเอียดในประวัติย่อ
Resume เปรียบเสมือนเครื่องเปิดประตูที่ดี กล่าวคือ ให้รายละเอียดเกี่ยวกับตัวผู้สมัครได้โดยย่อ และสามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ ภายในเวลาอันรวดเร็ว นอกจากนี้ ยังเปรียบได้กับใบโฆษณาคุณสมบัติของตนเองอีกด้วย เมื่อเป็นเช่นนี้ ผู้เขียนก็ต้องให้ความสนใจ เป็นพิเศษว่าใน Resume นั้น ควรจะต้องประกอบด้วยรายละเอียดอะไรบ้าง และมีระเบียบที่จะต้องปฏิบัติอย่างไรลักษณะของ Resume ที่ดี

1).ยาวไม่เกิน 2 หน้ากระดาษ ซึ่งมีขนาด A4 (หรือประมาณ 8"x12") และเป็นกระดาษสีขาว มีคุณภาพ แต่ถ้าเป็นนักศึกษาจบใหม่ ด้วยแล้ว ควรจะเขียนให้จบในหนึ่งหน้ากระดาษเท่านั้น และรวมเฉพาะรายละเอียดที่จำเป็น และต่อประเด็นจริง ๆ เท่านั้น

2).อย่าใช้คำย่อในคำที่ไม่ควรย่อ เช่น วันเดือนปีเกิด ควรเขียนคำเต็ม ส่วนคำอื่น ๆ ถ้าจะย่อหรือไม่ย่อนั้น ให้ดูตามหลักสากลนิยมเป็นตัวอย่าง

3).ในกรณีที่ระบุงานอดิเรกเข้าไว้ด้วย ควรระวังว่างานอดิเรกที่เราเอ่ยถึงนั้นมีความเหมาะสมกับงานที่เราสมัครหรือเปล่า

4. การเขียนจดหมายส มัครงาน

การเขียนจดหมายส มัครงานต้องพิมพ์ให้สะอาดเรียบร้อยด้วยกระดาษพิมพ์ขนาดสั้น (8x1/2" x 11") ทุกครั้ง แต่ถ้าในประกาศรับสมัครระบุให้เขียนด้วยลายมือตนเอง ก็ควรเขียนตัวบรรจง ให้อ่านง่ายสะอาดเรียบร้อยและสวยงาม

ควรมีความยาวจำกัดเพียง 1 หน้ากระดาษใช้ฟอร์มการเขียนแบบจดดหมายธุรกิจ และต้องปราศจากข้อผิดพลาดใด ๆ ทั้งสิ้น ควรกล่าวเจาะจงนามบุคคลแทนการกล่าวตำแหน่งหรือผู้เกี่ยวข้อง (คุณ...แทน ผู้จัดการฝ่ายบุคคล) แต่ถ้าไม่แน่ใจว่าจะสามารถสะกด ชื่อ-นามสกุล ได้อย่างถูกต้อง หรือไม่ทราบแน่ชัดว่าเป็นใครก็ควรจะใช้ "ผู้จัดการฝ่ายบุคคล" หรืออื่น ๆ ที่ประกาศรับสมัครงานระบุไว้

ต้องส่งพร้อม RESUME ทุกครั้ง ข้อมูลที่ปรากฏอยู่บนจดหมายแนะนำหรือจดหมายสมัครงานควรที่จะทำให้นายจ้างหรือแผนกบุคคลสนใจและเรียกตัวเข้าสัมภาษณ์ ข้อมูลที่กล่าวนี้อาจแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ดังนี้
1).คุณเป็นใคร และทำไมคุณจึงเขียนจดหมายส่งไปยังบริษัท
2).กล่าวถึงความสามารถของคุณที่คาดว่าจะมีคุณค่าต่อบริษัท
3).กล่าวถึงความสนใจของคุณที่มีต่อบริษัทโดยการพูดถึงสิ่งที่เด่นเป็นเอกลักษณ์ของบริษัท เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณได้สละเวลาศึกษาค้นคว้าความรู้เกี่ยวกับบริษัท

โดยสรุปแล้วย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายสมัครงานมีไว้เพื่อ
1.ขอนัดเวลาสัมภาษณ์
2.ขอฟังคำตอบจากนายจ้างหรือแผนกบุคคล
3.บอกว่าคุณจะติดต่อภายหลัง

โปรดจำไว้เสมอว่าจดหมายสมัครงานต้องส่งควบคู่กับ RESUME ทุกครั้ง